Vinden medewerkers de werkdruk te hoog? En wil je de werkdruk verlagen? Als er over werkdruk ‘geklaagd’ wordt is het belangrijk om daarbij stil te staan. Vaak kun je verschillende dingen doen om werkdruk te verminderen. Over hoe een te hoge werkdruk verlaagd kan worden gaat dit blog.
Wat is te hoge werkdruk eigenlijk?
Te hoge werkdruk ontstaat als de taakeisen te hoog zijn. Met andere woorden: er wordt meer verlangd van een medewerker dan deze aan kan. Werkdruk is dus per definitie iets persoonlijks. Waar de ene collega een hoge werkdruk ervaart, hoeft dat voor de andere collega met dezelfde functie niet zo te zijn. Het is belangrijk om elk signaal en elke medewerker serieus te nemen en om te onderzoeken wat er precies aan de hand is, zodat je de situatie kunt verbeteren. Volg om de werkdruk zoveel mogelijk te verminderen de volgende 4 stappen.
Stap 1. Is de werkdruk te hoog?
De eerste stap is om te onderzoeken of er inderdaad sprake is van een te hoge werkdruk. Je kunt verschillende dingen doen:
Je kunt medewerkers vragen in welke mate ze werkdruk ervaren.
Je kunt werkdruk meten met een online tool (bijvoorbeeld met de werkdruk wegwijzer van TNO). Werkdruk meten gebeurt vaak aan de hand van vragen over het benodigde werktempo, de hoeveelheid werk, de hoeveelheid tijd waarin het werk gedaan moet worden en de mate van hectiek op het werk.
Je kunt letten op de aanwezigheid van symptomen van werkdruk:
• Hoog ziekteverzuim
• Dalende productiviteit
• Slechte werksfeer of moeizame samenwerking
• Stress-signalen bij werknemers
• Hoofdpijn, vermoeidheid of concentratieproblemen
• Regelmatig te laat komen of verzuimen
• Veel moeten bellen onder werktijd
• Moeite hebben met veranderingen in het werk of in de planning
• Veel klagen of cynische opmerkingen maken
• Ongewoon veel fouten maken
• Trager werken dan anders
• Veel overwerken
Als je samen met je medewerker(s) constateert dat er inderdaad sprake is van te hoge werkdruk ga je door naar de volgende stap: werkdruk erkennen.
Stap 2. Werkdruk erkennen
Als er inderdaad sprake blijkt van een te hoge werkdruk is het noodzakelijk om dit te erkennen en deze erkenning te laten blijken aan de betreffende medewerker(s). Door de werkdruk openlijk te erkennen voelen medewerkers zich serieus genomen en kan er gezamenlijk gezocht worden naar een passende oplossing. Het vinden van een passende oplossing begint bij stap 3: het achterhalen van de oorzaak van de te hoge werkdruk.
Stap 3. De oorzaak van de te hoge werkdruk achterhalen
Zoals gezegd treedt een te hoge werkdruk op als de taakeisen te hoog zijn. Dat de taakeisen te hoog zijn voor de medewerker(s) kan verschillende oorzaken hebben. Je kunt de oorzaak zoeken in drie hoeken: de inhoud van het werk, de omstandigheden op het werk en persoonlijke omstandigheden. Hieronder vind je een aantal vragen waarmee je de oorzaak kunt achterhalen. Je kunt deze lijst gebruiken als een afvinklijst; hoe vaker het antwoord ‘ja’ is, hoe hoger de werkdruk.
Vragen die je kunt stellen om erachter te komen of de inhoud van het werk de oorzaak is:
Sluiten de taken slecht aan bij de ervaring en/of opleiding van de medewerker(s)?
Draagt de medewerker erg zware verantwoordelijkheden?
Is er weinig ruimte voor inspraak in hoe het werk uitgevoerd moet worden?
Is onvoldoende duidelijk wat er wordt verwacht?
Vragen die je kunt stellen om erachter te komen of omstandigheden op het werk de oorzaak zijn:
Is er onduidelijkheid over het toekomstperspectief van de functie(s)?
Heeft of ervaart de medewerker weinig steun van collega’s en/of leidinggevende?
Is er sprake van een conflict met leidinggevende of collega?
Is er weinig ruimte voor pauzeren tussen het werken door?
Is het moeilijk of onmogelijk voor de medewerker(s) om verlof op te nemen?
Is er sprake van pesten, intimidatie en discriminatie op de werkvloer?
Is er te weinig tijd voor het uitvoeren van de opdrachten en/of taken waardoor het werk nooit af komt binnen de beschikbare tijd?
Is de situatie op het werk al lange tijd hectisch?
Is er na een tijdelijke piek of hectische periode weinig ruimte om even bij te komen?
Vragen die je kunt stellen om erachter te komen of persoonlijke omstandigheden de oorzaak zijn:
Heeft medewerker moeite met ‘nee’ zeggen tegen verzoeken van leidinggevende of collega’s?
Is de medewerker erg perfectionistisch?
Zit de medewerker in algemene zin slecht in zijn/haar vel?
Spelen er privéproblemen die veel tijd en aandacht opeisen van de medewerker?
Zo ja, is er weinig ruimte voor verlof?
ovenstaande lijst met vragen is niet compleet. Vul hem gerust naar eigen inzicht aan. Je zult waarschijnlijk zien dat de hoge werkdruk wordt veroorzaakt door een combinatie van factoren. Aan de hand van de antwoorden krijg je bovendien een idee van wat er moet gebeuren om de werkdruk te verminderen (stap 4).
Stap 4. Werkdruk verminderen
Nu je weet wat de oorzaak is kun je maatregelen gaan treffen om de werkdruk te verminderen. Doe dit vooral in gesprek met de betreffende medewerker(s) en laat het zoveel mogelijk maatwerk zijn. Als de hele afdeling een te hoge werkdruk ervaart zullen andere maatregelen nodig zijn dan als het om een individuele medewerker gaat.
En helaas, soms kun je erg weinig doen om de situatie te veranderen. Zoek dan naar mogelijkheden om het leed te verzachten. Heb aandacht voor je medewerker(s) met een te hoge werkdruk. Wat kun je doen om ze te helpen volhouden? Vraag het ze vooral en wees attent.
Omgaan met werkstress en werkdruk
De termen werkdruk en werkstress worden vaak door elkaar gebruikt. Werkdruk heeft betrekking op de taakeisen van het werk. Wanneer er langdurig sprake is van een (te) hoge werkdruk, kan werkstress ontstaan. Dit kan vervolgens leiden tot lichamelijke of psychische klachten waardoor je medewerker niet meer in staat is om zijn werk goed uit te voeren.
Stress- en burn-out coaching helpt bij de vermindering van stressklachten en bij herstel van burn-out klachten of het voorkomen van een burn-out. De coaching is bedoeld voor mensen die op een gezonde, gebalanceerde manier het beste uit zichzelf willen halen.